Автоматизація бізнес-процесів для малого і середнього бізнесу

1. Коли бізнесу пора замислюватися про автоматизацію бізнес-процесів?
2. З чого ж варто починати автоматизацію?
3. Щоб автоматизація була ефективною - необхідно правильно підійти до виконання цього завдання.
4. Виділю найбільш значущі, на мій погляд, позитивні ефекти від автоматизації бізнес-процесів в малому...

Про те, коли малому бізнесу слід задуматися про автоматизацію бізнес-процесів і з чого потрібно починати, на порталі "Бізнес-інсайт" розповідає Світлана Гацакова, директор департаменту корпоративних інформаційних систем компанії ALP Group.

Коли бізнесу пора замислюватися про автоматизацію бізнес-процесів?

Про автоматизації необхідно замислюватися відразу. У наше століття, якщо малий і середній бізнес прагне до інтенсивного розвитку, йому необхідно володіти конкурентними перевагами на ринку. Саме тому варто задуматися про автоматизацію процесів ще на старті. Звичайно ж, для різних за масштабом і діяльності компаній буде свій набір аргументів, які дають поштовх до автоматизації бізнес-процесів.

Наприклад, коли я очолила департамент КІС, я швидко зрозуміла, що в нашому проектному бізнесі управляти людьми «вручну» складно, якщо в команді більше трьох осіб. І це було поштовхом до створення та запровадження системи наскрізного управління персоналом, в тому числі, і виробничим. Зараз вся наша діяльність автоматизована, що дозволяє задавати регламенти дій співробітників за певним треку, що призводять до потрібного результату. І контролювати виконання наших бізнес-процесів.

З чого ж варто починати автоматизацію?

З аналізу бізнес-процесів і відповіді на питання: які процеси вам важливо автоматизувати і чому? Я б рекомендувала в першу чергу автоматизувати процеси, які часто повторюються і складні процеси. Автоматизація простих процесів дозволить скоротити час їх виконання і мінімізувати витрати. Великі витрати (зарплата співробітників, оренда офісу і т.д.), особливо для малих підприємств і стартапів, сильно «б'ють» по бізнесу. Автоматизація складних процесів дозволить нівелювати «людський фактор» і запобігти «збій», який може спричинити серйозні наслідки для бізнесу. Сучасні технології націлені на зведення до мінімуму людського участі в складних бізнес-процесах і в роботі устаткування, так як людський фактор нерідко перешкоджає об'єктивній оцінці ситуації і правильної реакції на неї.

Крім того, важливо автоматизувати процеси, які зав'язані на комунікаціях з клієнтами. Припустимо, взяти малий бізнес з продажу побутової техніки. Ми розуміємо, що успіх і розвиток такого бізнесу сильно залежить від клієнтоорієнтованості компанії, а відповідно необхідно зробити так, щоб клієнт був задоволений (це може бути і отримання швидкого зворотного зв'язку, оперативна обробка замовлення, злагоджена логістика замовлення, продумана система лояльності, гнучке ціноутворення та т.д.). Це як раз ті процеси, які вимагають автоматизації в першу чергу і без яких успіх в бізнесі малоймовірний. Чим технологічнішими бізнес, тим швидше і могутніше він розвивається.

Щоб автоматизація була ефективною - необхідно правильно підійти до виконання цього завдання.

Перший крок після того, як ми визначилися з бізнес-процесами, - це вибір програмного забезпечення.

При виборі рішення, проаналізуйте як російський, так і зарубіжний ринок, щоб можна було порівняти плюси і мінуси всіх доступних рішень і вибрати продукт, відповідний для вашого бізнесу в співвідношенні «ціна-якість». Точно не варто виключати існуючі хмарні рішення - це більш вигідний варіант для малого бізнесу, так як він менш витратний.

Для малого та середнього бізнесу, які вирішили автоматизувати, наприклад, «точки контакту», буде краще використовувати CRM. Для обробки замовлень і відстеження їх виконання переважно використовувати систему складського обліку та логістики. Тобто, вибір продукту повинен відштовхуватися від того, які бізнес-процеси компанії необхідно автоматизувати.

Далі, якщо компанія має компетентними фахівцями, то необхідно зібрати робочу групу. Так як придбаний продукт необхідно встановити, налаштувати і надалі його підтримувати. Але якщо компанія розуміє, що компетенції співробітників, скажімо так, «не дотягують» або відсутні в компанії, то краще звернутися до профільних компаніям. І при виборі підрядника для автоматизації необхідно враховувати такі критерії як: досвід компанії, професіоналізм фахівців.

Після автоматизації бізнес-процесів необхідно провести навчання персоналу і підготувати їх до нового формату роботи. Також варто виділити відповідального консультанта, до якого співробітники зможуть звертатися при виникненні питань в ході роботи з новими системами.

Важливо пам'ятати, що недостатньо просто автоматизувати процес і більше до цього не повертатися. Щоб отримати відчутний ефект від автоматизації, необхідний регулярний контроль і аналіз накопиченої в системі інформації. Формування аналітичних звітів з результатами роботи системи дозволить контролювати роботу співробітників і приймати управлінські рішення на основі об'єктивних даних.

Замислюючись про автоматизацію, малі та середні компанії справедливо розраховують, що це принесе великий позитивний ефект для бізнесу. Адже дійсно сенс автоматизації в тому, щоб допомогти бізнесу заощадити час, гроші і збільшити приплив клієнтів.

Виділю найбільш значущі, на мій погляд, позитивні ефекти від автоматизації бізнес-процесів в малому і середньому бізнесі:

1. прискорення обробки замовлень;
2. підвищення лояльності клієнтів;
3. збільшення клієнтської бази;
4. якщо ми говоримо про складні процеси, то це виключення людського фактору і в наслідок цього ми отримуємо підвищення якості обслуговування і якості продукту;
5. велика керованість за рахунок того, що керівництво буде отримувати оперативно аналітичні звітності і приймати більш якісніше управлінські рішення на основі достовірних об'єктивних даних;
6. Проте важливою перевагою є набагато більш повне і контрольоване розкриття потенціалу кожного співробітника, прискорений розвиток його професійних якостей, а також підвищення продуктивності праці персоналу.

Дата публікації: 28 липня 2018

джерело: портал «Бізнес-інсайт»