Архівування кадрових документів

1. Норми роботи з архівними документами
2. Процедури архівування кадрових документів
3. Забезпечення збереження кадрових документів
4. Облік використання архівної документації

Будь-яка організація, комерційна або державна, неминуче має справу з кадровою документацією. Адже все, що пов'язано з професійною діяльністю громадянина є сферою безпосереднього інтересу держави. Справа в тому, що держава забезпечує механізм пенсійного страхування і, отже, потребує збереження всієї документації, що стосується трудового стажу конкретної людини.

Норми роботи з архівними документами

Існують нормативні правові акти, що регламентують роботу з архівними документами, забезпечення їх збереження і використання. Передбачена відповідальність роботодавця за недотримання вимог законодавства про забезпечення схоронності документів з особового складу. Таким чином, за час роботи організації накопичується велика кількість документів з особового складу. Що необхідно робити з цією документацією? Відповідно до закону, слід підготувати справи до архівного зберігання. Проводиться експертиза цінності документів, документи з особового складу відбираються на тривале зберігання.

Процедури архівування кадрових документів

Архівування кадрових документів включає в себе наступні процедури: оформлення справ та складання описів на справи з особового складу. При формуванні справ в архів важливо пам'ятати, що в справу поміщаються тільки виконані, правильно оформлені документи. Крім того, для справ, що не підлягають зберіганню, складаються акти про виділення до знищення. Порядок знищення кадрової документації теж регламентований. Заключним етапом при архівації кадрових документів є передача кадрових документів в архів організації на зберігання. Як видно, процес архівування кадрових документів дуже складний і трудомісткий.

Забезпечення збереження кадрових документів

При цьому слід враховувати організаційні основи діяльності архіву, вимоги до забезпечення збереження кадрових документів. Важливі також правила зберігання архівних документів та доступу до них. Архівування кадрових документів має проводитися так, щоб якомога простіше відбувалося використання документів архіву кадрової служби, а саме: видача архівних довідок, копій, виписок; видача справ у тимчасове користування. Простота використання може бути забезпечена завдяки створенню електронного архіву.

Облік використання архівної документації

При правильній організації архівування кадрових документів можливо вести облік використання архівної документації. Нарешті, існує певний порядок передачі кадрових справ з архіву організації на зберігання в державний чи муніципальний архів. При цьому укладається договір з архівною установою.