Складання опису справ

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (менше 10 років) зберігання та з особового складу (75 років зберігання), що пройшли експертизу цінності, складається архівний опис документів. Опис справ складається після завершення оформлення справ.

Завантажити приклад документа

Архівний опис документів - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, призначеного для обліку та розкриття змісту.

Описи складаються окремо на документи постійного, справи тимчасового зберігання і справи по особовому складу.

Щорічно, в кожній організації структурні підрозділи повинні складати річний розділ опису справ під безпосереднім керівництвом архіву та служби діловодства організації, відповідно до яких документи здаються в архів. На основі річних розділів описів документів структурних підрозділів складається зведена опис справ організації, підготовка якої покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.

Опис справ постійного строку зберігання складається архівом організації за встановленою формою у чотирьох примірниках, опис справ з особового складу (75 років зберігання) - в трьох примірниках.

Завантажити приклад документа 2