Як дізнатися, які процеси потрібно автоматизувати в Вашої компанії

1. Основні процеси компанії
2. В процесі задіяна велика кількість людей
3. Процес займає багато часу
4. У процесі бере участь велика кількість документації
5. Потрібно обробка великих масивів даних
6. І як висновок

Успіх і конкурентоспроможність компанії безпосередньо залежать від роботи компанії над власною ефективністю і усунення непотрібних витрат. При цьому сучасний ринок диктує компаніям жорсткі умови щодо скорочення витрат в усіх напрямках бізнесу. Для того щоб процес «затягування поясів» пройшов для компанії з найменшими ризиками в частині стратегії і лояльності клієнтів, власники бізнесу і вищий менеджмент вдаються до автоматизації робіт, що виконуються співробітниками. В даному контексті автоматизація бізнес-процесів - не просто серйозна підмога для власників бізнесу, але одне з ключових варіантів виживання і розвитку компанії на сучасному російському ринку.

Проте, відразу автоматизувати бізнес-процеси - справа трудомістка і недешева. Давайте розглянемо, які процеси вимагають автоматизації, а які можна поліпшити за допомогою підвищення кваліфікації персоналу і невсипущого аналізу і контролю менеджменту над процесами компанії.

Щоб оцінити потенціал автоматизації бізнес-процесу, потрібно визначити наявність таких ознак:

• процес є основним, орієнтований на клієнта;
• в процесі задіяна велика кількість людей;
• процес займає багато часу, в ньому присутні рутинні завдання, що віднімають час;
• в процесі бере участь велика кількість документації, співробітники витрачають час на пошук потрібних документів;
• потрібна обробка значних масивів даних.

Основні процеси компанії

Налагоджена робота цих процесів приносить основний прибуток компанії. Такі процеси повинні працювати, як швейцарський годинник, щоб клієнт був щасливий. Ключовий спосіб підвищення лояльності клієнтів - виконувати їх замовлення в термін, відповідно до їх потреб і перевершуючи очікування.

Компанія займається здачею в оренду. Клієнти періодично пишуть звернення з приводу обслуговування приміщень. Звернення приходять на електронну пошту менеджеру, який їх розглядає, телефонує клієнтом, визначає, в чиїй зоні відповідальності знаходиться розгляд цього звернення, відправляє йому по електронній пошті, заносить інформацію в екселевскій файлик ... і чекає, поки відповідальний співробітник відповість.

Найчастіше основний процес являє собою складний наскрізний процес, що включає в себе безліч учасників. Проста регламентація процесу дозволяє подивитися на процес зверху, автоматизація ж надає набагато більші можливості.

Велика компанія, що займається продажем електронного обладнання. Основний процес компанії - продажу. Процес починається з надходження заявки на сайт і закінчується підбиттям фінансових підсумків. У процесі беруть участь співробітники різних підрозділів - починаючи з менеджерів, які приймають замовлення, юристів, які готують договори, і закінчуючи Бухгалтерією, що приймає оплату. Аналітиками компанії ELMA була запропонована автоматизація всього процесу, включаючи інтеграцію з сайтом для отримання заявок клієнтів, генерацію необхідної документації по шаблонах і реєстрацію документів в системі. Впровадження автоматизованого бізнес-процесу дозволило компанії скоротити час проходження основного процесу.

Автоматизація основних процесів внесе прозорість, дозволить розмежувати зони відповідальності. Більш того, автоматизація додасть гнучкості бізнесу - зміни процесів не вимагають великих витрат часу і відразу приймаються в роботу.

В процесі задіяна велика кількість людей

Коли кілька людей виробляють одну і ту ж роботу, виникають питання: «Чим займається кожен співробітник?», «Хто працює над конкретним завданням?», «Кому доручити термінове завдання? Хто зараз вільний? ». Та й народна мудрість говорить «у семи няньок дитя без ока» - якісь завдання можуть залишитися зовсім без виконавця. Неотлаженностью робота може привести до розладу в колективі: «Чому Вася нічого не робить, а отримуємо ми однаково?».

Звичайно, всі ці проблеми тлумачний і відповідальний менеджер вирішує і без автоматизації, але з ростом відділу це стає складніше і складніше. Чим в цьому випадку допоможе система управління бізнес-процесами? Знову ж в першу чергу - прозорість: завжди можна подивитися на якому етапі знаходиться та чи інша задача.

На карті процесу можна побачити, яке завдання зараз активна

Системи управління бізнес-процесами дозволяють оцінити завантаженість співробітника. Найпростіший спосіб проаналізувати її - звіт по виконавській дисципліні. Інформація, отримана зі звіту, допоможе оптимізувати роботу співробітників: якщо якісь ресурси перевантажені, має сенс перерозподілити завдання - рівномірно або в залежності від спеціалізації кожного співробітника.

Якщо перед керівництвом стоїть завдання запровадити систему мотивації співробітників, автоматизація знову ж стане підмогою. Для процесу може бути налаштований набір метрик і показників. Значення метрик і показників можуть збиратися або розраховуватися в рамках процесу, і в подальшому застосовуватися для оцінки ефективності роботи співробітників і їх мотивації. Інакше кажучи, система управління бізнес-процесами в поєднанні з модулем KPI дозволяє оперативно збирати і обробляти дані за показниками і надавати її в наочному вигляді зацікавленим співробітникам.

Процес займає багато часу

Всім відомо, що час - гроші. Тривалі процеси - це час очікування клієнта, як наслідок - невдоволення, а в якихось випадках - заморожені активи.

На тривалість процесу впливає:

• незлагодженість роботи;
• трудомісткі ручні операції в процесі;
• виникнення «пляшкового горлечка» (навантаження на ресурс більше, ніж його можливості).

Система управління бізнес-процесами допоможе, по-перше, виявити вузьке місце, по-друге, оперативно перерозподілити ресурси шляхом зміни ходу бізнес-процесу.

У процесі бере участь велика кількість документації

Поговоримо про двох самих ресурсоємних процедурах - створення документа і організація маршрутів документа (узгодження / ознайомлення і т.п.).

Як правило, в компанії є усталені шаблони для різних типів документів. Взяти до прикладу наказ - є чітко виражена структура. Секретар, що становить новий документ, щоб прискорити процес, просто бере раніше виданий наказ і змінює старі значення на нові. Тут виникає ризик помилки - наприклад, секретар відволікся і забув поміняти дату.

Повільно, але вірно компанії відходять від використання великої кількості паперових документів на користь електронних. В якихось компаніях цей перехід залишився на рівні відправки документів по електронній пошті, з усіма наслідками, що випливають.

Автоматизація дозволяє скоротити час на складання документа і попередити появу помилок - навіть найскладніший документ можна привести до шаблону, для заповнення якого потрібно тільки правильно вибрати значення в системі.

У компанії налагоджена робота з господарськими договорами (замовлення паперу, води, навчання персоналу тощо) - визначено відповідальних, співробітники знають, хто відповідає за той чи інший вид договорів. Визначено юристи, які займаються складанням і узгодження договорів. Керівництво прийняло рішення відмовитися від «паперових» погоджень на користь електронної пошти. Отримуємо наступну ситуацію: на пошту співробітникам щодня приходить чимало листів, важливі губляться серед менш важливих або навіть відверто нетермінових і непотрібних. Відповідального за укладання договору співробітнику доводиться писати / дзвонити / ходити і нагадувати юристу про те, що потрібно підготувати договір.

Звичайно, договори такого роду полягають нечасто, але навіть в такій кількості вони призводять до нераціонального розтрачання часу. Електронної документообіг - це те, що називається must have.

Крім усього іншого, система електронного документообігу являє собою єдиний портал, в якому зберігаються всі документи компанії, а значить нічого не загубиться на комп'ютерах співробітників. Симбіоз системи управління бізнес-процесами і електронного документообігу, як в ELMA, стирає рамки звичайних маршрутів - просто узгодження, просто ознайомлення, - і дає можливість складати маршрути будь-якого виду, в залежності від вимог.

Потрібно обробка великих масивів даних

Можна посадити 10 аналітиків, які будуть обробляти дані в Excel, або взяти одного аналітика, який розробить алгоритм обробки даних. Як правило, системи управління бізнес-процесами дозволяють закладати довільну логіку з використанням мов програмування. У ELMA можна написати обробку на досить поширеному мовою C #.

У великій компанії щоквартально підводяться підсумки особистих продажів співробітників. Кожен співробітник може продавати тільки певний набір продуктів, кожен з яких має свою вагу і впливає на розрахунок суми квартального бонусу. До впровадження системи управління бізнес-процесами аналітики виконували розрахунки вручну в Excel. Після впровадження ELMA розрахунки проводяться системою.

З ситуації напрошується висновок - занадто дорого оплачувати людська праця, якщо комп'ютер може зробити ту ж саму роботу швидше і якісніше.

І як висновок

Працювати над ефективністю компанії безумовно потрібно, але не варто розпорошуватися на всі процеси відразу. Головне правило - автоматизуємо процеси, які приносять прибуток, ретельно плануючи і аналізуючи кожен етап впровадження автоматизованих процесів. Автоматизація повинна працювати - економити нам час, гроші, підвищувати імідж в очах клієнта за рахунок налагодженості і узгодженості дій компанії. Без цих необхідних умов можна просто витратити час і нерви менеджменту і співробітників компанії. Але не варто забувати: з ретельно планованими діями, з добре підібраною командою професіоналів і відповідним програмним забезпеченням, автоматизація процесів буде ключовою конкурентною перевагою компанії на ринку.