Інформаційний лист

1. Різновиди інформаційного листа
2. Для чого потрібні інформаційні листи
3. Як написати інформаційний лист

Інформаційні листи в будь-якій організації представляють істотну частину від всієї кореспонденції. Для того, щоб навчитися працювати з ними, потрібно розуміти їх призначення та різновиди. У даній статті ми розглянемо, як написати інформаційний лист.

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• які бувають різновиди інформаційного листа;
• для чого потрібні інформаційні листи;
• як написати інформаційний лист.

Різновиди інформаційного листа

Перш ніж розглянути, як писати інформаційний лист (зразок доступний до завантаження в кінці статті), давайте дізнаємося про його різновидах. Умовно інформаційні листи можна розділити на кілька категорій, кожна з яких містить інформацію певного типу.

Види інформаційних листів:

• листи-повідомлення (Повідомлення, сповіщення);
• листи-заяви;
• листи-пропозиції;
• листи-нагадування;
• листи-підтвердження;
• рекламно-інформаційні листи.

Слід знати, що кожне інформаційний лист може мати супровідні листи, призначення яких полягає в уточненні або доповненні інформації, викладеної в основному листі. Кожен вид інформаційного листа та їх призначення розглянемо більш докладно далі.

Для чого потрібні інформаційні листи

Виходячи з назви видів інформаційних листів, можна визначити їх призначення та зміст. Листи-заяви повідомляють про наміри компанії, що відправила цей лист. Листи-нагадування є зразком інформаційного листа, що містить інформації про зобов'язання виконання будь-яких зобов'язань. Наприклад, якщо адресат повинен здійснити оплату, то лист-нагадування може містити інформацію про терміни, сумі і реквізити даної оплати. Лист-підтвердження свідчить про отримання чого-небудь (товару, оплати, документів і т.д.).

Найбільш поширеною категорією інформаційних листів є лист-повідомлення. Воно може містити інформацію про зміну реквізитів, графіка роботи організації, адреси та навіть про зміну керівника. Також до таких листів відносяться сповіщення про зміну вартості послуг (Тарифних планів), про майбутній проведенні наради і т.д.

Рекламно-інформаційні листи відрізняються наявністю будь-якого пропозиції, послуг або акцій. Вони можуть відрізнятися по оформленню від інших видів інформаційних листів. Слід зазначити, що до цієї категорії також відноситься інформаційний лист організації. Останнє також містить певну інформацію і відрізняється тим, що адресується співробітникам (всьому штату) компанії. Автором в даному випадку виступає сам керівник.

Як написати інформаційний лист

Для оформлення даного листа може бути використаний бланк інформаційного листа (зразок прикріплений) або воно може бути написано на звичайному аркуші. У другому випадку в лівому верхньому кутку необхідно розмістити контакти організації-учасника (найменування компанії, адреса, електронна пошта, номер телефону), дата і номер вихідного документа. У разі, якщо цей лист є відповіддю, то необхідно також вказати номер і дату вхідного документа, у відповідь на яке відправляється лист.

Після відомостей про автора потрібно вказати дані адресата. До них відносяться найменування організації і адреса. У разі, якщо лист адресується безпосередньо співробітнику, потрібно вказати його прізвище, ініціали та посаду.

Як скласти інформаційний лист (зразок кутового заповнення реквізитів)

Як написати інформаційний лист (зразок поздовжнього нанесення реквізитів)

Вкажіть тему інформаційного листа. Наприклад: "Про проведення загальних зборів акціонерів", або "Про нову лінійку продукції".

У змістовній частині листа повинна бути вказана інформація, яку ви хочете повідомити. Так як цей лист - інформаційне, воно повинно починатися з формулювання: "Доводимо до вашого відома ...", "Сповіщаємо / інформуємо вас про ...". Уникайте багатослівність, пишіть упорядковано і коротко. Пам'ятайте: типове інформаційний лист, наприклад, про призначення нового генерального директора, має займати 4-5 рядків. Це стосується і рекламних текстів - навіть текст комерційної пропозиції не повинен займати більше одного аркуша).

Якщо до інформаційного листа додаються додаткові документи або матеріали, в кінці листа необхідно вказати про це.

Приклад інформаційного листа

Відзначимо, що найбільш легким способом оформлення є заповнення на готовому бланку . Форма інформаційного листа (зразок і бланк) ви можете завантажити за посиланням внизу сторінки.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Листи - прохання і запити
2. Листи інформаційного характеру
3. Як скласти лист-пропозицію?