проведення хронометражу

1. Як записати роботи протягом дня
2. Два головних правила хронометражу

Основне завдання, що стоїть перед тими, хто хоче ефективно розпоряджатися своїм часом, - розуміння того, на що йде час. У цьому допоможе хронометраж, для проведення якого зручно використовувати сучасну систему управління часом .

Хронометраж є записом всіх справ в ході робочого дня. І проводити його доцільно не кілька днів, а один-два тижні. Далі можна організувати хронометраж щоквартально, що дозволить набагато продуктивніше використовувати час.

Коли Ви проведете перший хронометраж, буде потрібно аналіз зібраних даних. Він допоможе прийняти грамотні рішення про зміни в стилі і графіку роботи.

Як записати роботи протягом дня

При проведенні хронометражу важливо враховувати час з самого початку і до кінця робочого дня. Ці позначки можуть змінюватися в залежності від різних обставин, важливо записати те, що відбувається фактично (наприклад, при розбіжності офіційного закінчення робочого дня з фактичним).

Що потрібно внести в перший запис? Час приходу на роботу і ту справу, яку Ви почали першим. Це може виглядати так: 8 годин - прихід на роботу, запуск ПК і програм. Або: 9 годин - прихід на роботу, приготування кави.

Далі в хронометражі необхідно відобразити будь-яку зміну діяльності, зміну роду занять, записавши при цьому точний час. Наприклад, так: 8:30 - підготовка плану на робочий день. Або: 9:30 - розбір електронної пошти та відправка відповідей.

Важливо записувати будь-яку зміну справ до завершення робочого дня. Фінальна запис може виглядати наступним чином: 18 годин - закінчення роботи, від'їзд з офісу. Або: 19 годин - закінчення роботи, серфінг в Інтернеті для ознайомлення зі свіжими новинами.

Такий чіткий хронометраж дає можливість отримати повне уявлення про те, що Ви робили протягом усього дня і скільки часу з точністю до хвилини пішло на кожну справу.

Два головних правила хронометражу

ПРАВИЛО 1: Не можна забувати про внесення записів, записуйте кожну зміну діяльності.

ПРАВИЛО 2: Записи повинні бути точними - не можна пропускати жодного, нехай навіть дрібного справи, будь то телефонна розмова або відправка пошти.

Скласти бланк хронометражу просто, можна скористатися і готовим бланком в нашому прикладі - залишається тільки роздрукувати його на весь тиждень.

Приклад бланка для хронометражу

ДАТА: "___" ________ 20 __ року & nbsp Час & nbsp & nbsp Вид діяльності & nbsp & nbsp Витрачено & nbsp & nbsp & nbsp & nbsp & nbsp & nbsp & nbsp

Варто врахувати, що не потрібно окремо прописувати кожну справу: наприклад, відправка комерційної пропозиції клієнту 1, відправка комерційної пропозиції клієнту 2. Потрібно вписувати вид справ, який об'єднує перелік однотипних занять: «телефонні переговори», «обробка електронної пошти», «розсилка комерційних пропозицій клієнтам »,« обід »і т.д.

При цьому телефонні переговори варто розділити на кілька груп: «робочі вхідні», «особисті вхідні», «особисті вихідні», «робочі вихідні».

Для проведення хронометражу робочого часу зручно використовувати спеціальні комп'ютерні програми. Наприклад, в CRM-системи «Простий бізнес» є вбудований календар, в який можна вносити справи, запускати їх на виконання, а потім дивитися кількість витраченого часу і складати звіт за весь день, тиждень, місяць. Проведення хронометражу робочого часу можна проводити в повністю безкоштовної версії програми «Простий бізнес». Спробуйте - зареєструйтеся за посиланням .

спробувати безкоштовно