Працівниця змінила прізвище. Три документа, які потрібно виправити

1. Запитайте у співробітниці оригінали документів, щоб підтвердити зміну прізвища
2. Внесіть зміни в трудовий договір, особову картку і трудову книжку
3. Виправте інші кадрові документи в разі потреби
4. Закріпіть в ПВТР, коли працівник повинен повідомити про зміну прізвища
5. важливі висновки

Коли працівниця змінює прізвище, то за законом внести коригування потрібно тільки в трудову книжку та особисту картку. Але поправити також варто і трудовий договір. Інакше кадровику буде складно працювати з документами цієї співробітниці. Адже якщо до договору будуть складати угоди, в них вже буде фігурувати нове прізвище, і буде неясно, звідки вона взялася. У статті розповімо, як змінити ці три документи, щоб інспектори не знайшли порушень, а кадровик згодом не плутався в роботі з особистими даними працівниці.

Запитайте у співробітниці оригінали документів, щоб підтвердити зміну прізвища

Щоб скорегувати кадрові документи, усного повідомлення про зміну прізвища недостатньо. Працівниця повинна подати оригінали документів, які підтверджують зміну особистих даних ( п. 26 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 , п. 2.3 Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69 ). Такими документами є паспорт, в якому вказана нове прізвище, а також свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну прізвища.

Зніміть копії з документів, які представила працівниця, але зберігати їх в особовій справі не потрібно. Закон не вимагає, щоб роботодавець залишав копії особистих документів співробітників у себе. У разі перевірки Роскомнадзор вважатиме, що ви обробляєте надлишкові персональні дані, ніж порушуєте права працівника (постанови ФАС Північно-Кавказького округу від 21 квітня 2014 у справі № А53-13327 / 2013 , від 11 березня 2014 у справі № А53-10287 / 2013 ). Тому оригінали документів відразу поверніть співробітнику, а копії знищіть, після того як все оформите.

Не буде зайвим взяти у працівниці заяву про зміну прізвища. Згідно із законом його оформляти не обов'язково, але так у вас буде додатковий письмовий підставу для зміни кадрових документів, якщо оригінали паспорта та свідоцтва ви повернете. Попросіть вказати причину зміни даних і реквізити документів, що її підтверджують.

Видайте наказ про зміну прізвища в кадрових документах у вільній формі (зразок нижче). Вкажіть найменування організації, дату і місце його складання, порядковий номер документа, старі і нові персональні дані працівниці. Табельний номер залиште колишнім. Підписує наказ керівник організації або інша особа, яку він уповноважив. Ознайомте з наказом співробітницю, а також працівників кадрової служби, головного бухгалтера, начальника служби безпеки, IT-відділу.

Завантажити та роздрукувати зразок

Внесіть зміни в трудовий договір, особову картку і трудову книжку

У законі немає процедури для коригування трудового договору та особистої картки в зв'язку зі зміною прізвища. Тому в договір можете внести інформацію про нові дані працівниці за аналогією зі зміною умов і прописати це в угоді. В особовій картці міняйте прізвище так само, як в трудовій книжці.

Трудовий договір. Одночасно з наказом підготуйте угоду до трудового договору. З одного боку, дані про прізвища працівниці не є істотними умовами трудового договору ( ст. 57 ТК РФ ). Щоб змінити прізвище співробітниці, не потрібно узгоджувати це з роботодавцем. З іншого боку, при зміні умов трудового договору в подальшому в угоді повинна бути вказана нова прізвище працівниці. Щоб уникнути плутанини, буде логічним, якщо роботодавець зафіксує зміни даних документально. Угода складайте в довільній формі (зразок нижче).

Завантажити та роздрукувати зразок

Особова картка. Вказівки Держкомстату Росії в постанові від 5 січня 2004 № 1 з оформлення особової картки вимагають внести зміни до відомостей про працівника і запевнити їх підписом співробітника кадрової служби. Тому дійте за аналогією з тим, як вносять зміни прізвища в трудову книжку. Колишнє прізвище акуратно закресліть, зверху або поруч напишіть нову. Дані про документи, які підтверджують зміну прізвища, можна написати на вільному місці першого аркуша особової картки або в розділі «Додаткові відомості» (зразок нижче).

Трудова книжка. На титульному аркуші закресліть однією рисою колишнє прізвище, щоб запис залишалася читається (зразок нижче). Зверху або знизу або на тому ж рядку, якщо є місце, напишіть нове прізвище. У трудових книжках зразка 1974 року вкажіть нове прізвище на спеціальній порожній рядку. На внутрішній стороні обкладинки вкажіть посилання на документи, які послужили підставою для зміни прізвища. Текст завірте підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою, якщо вона використовується в організації ( п. 2.3 Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69 ).

Виправте інші кадрові документи в разі потреби

Закон не вимагає, щоб роботодавці вносили зміни в зв'язку зі зміною прізвища в табель обліку, графік відпусток і інші кадрові документи. Так як табельний номер у працівника залишається незмінним, то при необхідності будь-які відомості про його діяльність роботодавець може отримати з програми кадрового обліку або з особистої картки, де вказана основна інформація, в тому числі зміна прізвища та паспорта. Кадровику не обов'язково також змінювати прізвище працівника в книзі обліку руху трудових книжок. Запис про прийом трудової книжки зручніше шукати за датою прийому співробітника. У цьому випадку можете внести коригування в документи по своєму бажанню для зручності або керуватися порядком кадрового діловодства, який прийнятий в організації. Наприклад, в графіку відпусток в паперовому вигляді, який затвердили до зміни особистих даних співробітника, можете вказати нове прізвище працівника в графі 3 - «Прізвище, ім'я по батькові» і в графі «Примітка».

Закріпіть в ПВТР, коли працівник повинен повідомити про зміну прізвища

Пропишіть обов'язок працівника повідомляти про зміни в персональних даних в ПВТР або іншому локальному акті і продублюйте це умова в трудовому договорі. Встановіть розумний строк для подання документів, які підтверджують зміну прізвища. Наприклад, можете вказати таке формулювання, «Працівник зобов'язаний в триденний термін повідомити роботодавця про зміну його паспортних даних, номера телефону, реєстрації або фактичної адреси проживання. При бажанні може повідомити про зміну сімейного стану, народження дітей ». З локальним актом працівника потрібно ознайомити під підпис.

Зручніше вносити зміни прізвища, якщо кадрові документи ведете в комп'ютерній програмі. В цьому випадку міняти кожен документ вручну не потрібно. Ви один раз вказуєте нове прізвище працівника, дату і номер наказу, і ці виправлення будуть автоматично внесені в усі документи програми.

важливі висновки

1. Роботодавець може змінити прізвище в трудовому договорі, особовій картці та трудовій книжці тільки на підставі оригіналів документів, при цьому копії зберігати в організації не потрібно.

2. У зв'язку зі зміною прізвища роботодавець вносить зміни тільки в поточні кадрові документи, виправляти старі документи не потрібно.

3. Щоб співробітники вчасно повідомляли про зміну особистих даних, роботодавець має право закріпити цей обов'язок в локальному акті і трудовому договорі.