Універсальний передавальний документ
- Що таке УПД? УПД - це універсальний передавальний документ. Його особливість - багатофункціональність,...
- Коли можна застосовувати УПД?
- паперовий УПД
- Зразок заповнення універсального передавального документа (УПД)
- Електронний УПД
- Як заповнювати електронний УПД
- Якщо це ДОП
- Якщо це УПД (СЧФДОП)
- особливості формату
- Області повноважень підписанта-продавця
- Області повноважень підписанта-покупця
Що таке УПД?
УПД - це універсальний передавальний документ. Його особливість - багатофункціональність, завдяки якій можна помітно зменшити обсяг документообігу.
Які документи замінює УПД?
На папері його можна використовувати замість:
- пакету «рахунок-фактура + первинний документ»;
- первинного документа.
В електронному вигляді - замість:
- пакету «рахунок-фактура + первинний документ»;
- первинного документа;
- рахунки-фактури.
Ви самі вибираєте, що вам більше підходить, виходячи зі своїх бізнес-процесів і схеми документообігу. УПД є підставою для податкового і бухгалтерського обліку, про що йдеться в листі ФНС від 21.10.2013 № ММВ-20-3 / 96 @. Закон не зобов'язує використовувати універсальний передавальний документ замість товарної накладної, акта або пакета документів, що включає рахунки рахунок-фактуру і первинний обліковий документ.
Коли можна застосовувати УПД?
УПД діє з жовтня 2013 року, його ввело і узаконило лист ФНС від 21.10.2013 № ММВ-20-3 / 96 @. З тих пір цим документом можна користуватися.
УПД можна оформити:
- поставку товарів, послуг або робіт;
- передачу майнових прав.
паперовий УПД
Його форму також рекомендує лист ФНС від 21.10.2013 № ММВ-20-3 / 96 @.
Зразок заповнення універсального передавального документа (УПД)
УПД (універсальний передавальний документ) зразок заповнення - лист 1
УПД (універсальний передавальний документ) зразок заповнення - лист 2
Скачайте бланк форми УПД в excel
Статус УПД показує, яке у нього призначення:
1 - рахунок-фактура + акт;
2 - первинний документ.
У статусі 1 УПД з боку продавця підписує співробітник, відповідальний за підпис рахунків-фактур, накладних та актів. У статусі 2 - співробітник, який відповідає за підпис первинних документів.
В обох статусах з боку покупця УПД підписує уповноважена особа, яка відповідає за оформлення первинних документів або угоди.
Електронний УПД
Діє з 07.05.2016, йому відкрив дорогу Наказ ФНС від 24.03.2016 № ММВ-7-15 / 155 @. Застосовується ширше, ніж паперовий:
- як рахунок-фактура (СЧФ);
- як універсальний передавальний документ (СЧФДОП);
- як первинний документ, наприклад, накладна або акт (ДОП).
Якщо це УПД (СЧФДОП) або акт (ДОП), то з документом потрібно підпис одержувача, тому він являє собою два пов'язаних файлу: з даними продавця і з даними покупця (п. 2.10 Наказу Мінфіну № 174н).
Якщо це рахунок-фактура (СЧФ) - він не вимагає підпису одержувача, тому це один файл обміну з інформацією продавця.
Завантажити приклад XML-файла
Як заповнювати електронний УПД
Якщо це СЧФ
Поля, які в ньому необхідно заповнити, визначені п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковий номер документа, число, місяць і рік його формування;
- назва, адреса, ІПН обох сторін угоди;
- назви і адреси відправника і одержувача вантажу;
- номер документа, який фіксує аванс в рахунок майбутніх поставок;
- склад поставки, якщо можливо - одиниця виміру вмісту;
- кількість вмісту поставки в одиницях виміру, названих раніше; валюта;
- ціна за одиницю виміру поставки, не враховуючи податок (виключення - державна регульована ціна, що включає податок);
- вартість поставки або майнових прав без податку;
- акциз, де це необхідно;
- податкова ставка;
- податок для покупця за діючими податковими ставками;
- вартість поставки з урахуванням податку;
- Країна походження товару;
- номер митної декларації;
- код виду товару за єдиною Товарній номенклатурі зовнішньоекономічної діяльності Євразійського економічного союзу для товарів, що були вивезені за межі РФ на територію Євразійського економічного союзу.
В електронному форматі з'являється нове обов'язкове для заповнення поле - назва суб'єкта, що склав файл продавця. Якщо продавець і укладач - різні суб'єкти, то другий заповнює поле «Підстава, за яким економічний суб'єкт є упорядником файлу обміну рахунки-фактури (інформації продавця)». Це важливо для аутсорсеров і агентів.
Якщо це ДОП
У ньому обов'язково заповнити поля, названі в ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»:
- назва документу;
- число, місяць, рік його створення;
- економічний суб'єкт, який сформував документ;
- суть угоди;
- сума або об'єм поставки;
- ПІБ та підписи відповідальних осіб.
Якщо це УПД (СЧФДОП)
У ньому повинні бути всі відомості, перераховані вище.
особливості формату
Якщо він використовується як ДОП або СЧФДОП:
- Може мати два найменування. Одне - офіційне за фактом господарського життя. Друге - про який домовилися контрагенти.
- Є спеціальні поля для відомостей про перевізника.
- Вимагає підпису з боку покупця уповноваженою особою, яка відповідає за оформлення первинних документів або угоди.
Для всіх типів документів
- Можна внести будь-які додаткові відомості: вид операції, інформація для учасника документообігу, доповнення про учасників угоди.
- Відомості про учасників угоди містять поля:
- код ОКПО;
- структурний підрозділ;
- інформація для учасника документообігу;
- для ІП - ІПН, реквізити свідоцтва про державну реєстрацію, ПІБ; для ЮЛ - найменування, ІПН, КПП; для іноземного особи, яка не перебуває на обліку в податкових органах, - назва і інші відомості;
- адреса;
- контактні відомості (номер телефону, e-mail);
- банківські реквізити.
- Блок «Підписант» включає чотири атрибути: «Область повноважень», «Статус», «Підстава повноважень (довіри)», «Підстави повноважень (довіри) організації».
«Область повноважень» обов'язкове для заповнення, вибирається потрібне.
5 і 6 - якщо підписується УПД (СЧФДОП).
Області повноважень підписанта-продавця
Області повноважень підписанта-покупця
Поле «Статус» заповнювати обов'язково. Можна вказати:
1 - співробітник продавця;
2 - співробітник організації, що склала файл продавця;
3 - співробітник іншої уповноваженої організації;
4 - уповноважена фізична особа (у тому числі ІП).
Від обраного статусу залежить інформація в поле «Підстава повноважень». Для 1, 2 і 3 це «Посадові обов'язки» або інші підстави повноважень. Для 4 - підстави повноважень, наприклад, довіреність, дата, номер.
Поле «Підстава повноважень (довіри)» заповнюється, тільки якщо статус підписанта - 3.
Обов'язково вказати, хто підписує УПД: ФО, ІП або представник ЮО. Для ФО обов'язкові до заповнення лише ФМ, для ІП - ІПН, ФМ, а для представника ЮЛ - ІН ЮЛ, посаду і ФМ.
Підписантів може бути кілька.
Що таке УПД?Коли можна застосовувати УПД?
Які документи замінює УПД?
Коли можна застосовувати УПД?