Як я створюю IT-компанію в Україні: юридична база для ведення ЗЕД діяльності

1. Загальносвітові правила роботи і законодавство
2. Українські правила роботи і законодавство
3. 1) Розробка продукту для замовника
4. 2) Надання постійних послуг постійному клієнтові (наприклад, консультації)
5. 3) Продаж копії або одиниці вже готового продукту за одноразову плату через інтернет
6. 4) Надання в користування готового продукту за абонентську плату (наприклад, SAAS)
7. підсумок

У попередніх статтях я описав вибір міста для відкриття компанії, оформлення юрособи та набір перших співробітників. Прийшов час починати роботу, створювати свої продукти і надавати послуги своїм клієнтам.

У правовому полі можна виділити 4 види правових взаємин:
1) Розробка продукту під замовника;
2) Надання постійних послуг постійному клієнтові (наприклад, консультації);
3) Продаж копії або одиниці вже готового продукту за одноразову плату через інтернет;
4) Надання в користування готового продукту за абонентську плату (наприклад, SAAS).

Загальносвітові правила роботи і законодавство

У всьому світі загальновизнаною практикою є звітність на підставі інвойсу. Цей документ є одностороннім документом, виставленням рахунку за надані послуги. Інвойс може бути виставлений як після виконання робіт, так і під час їх виконання. Наприклад, якщо іноземна компанія надає послуги іншій компанії, то в кінці місяця вона висилає інвойс, після чого замовник здійснює платіж. При наданні фізичних послуг (поставка товару, наприклад, телевізора), спочатку відбувається оплата товару, після чого інвойс вирушає разом з самим товаром (або електронною поштою) замовнику. У цьому випадку компанія висилає документ, який називається invoice-receipt. Він підтверджує і виконання робіт та отримання платежу одночасно. На додаток до цих документів існує receipt, який підтверджує отримання грошей окремо.

Ці три документи є основною всіх взаємин. Більше ніяких документів не потрібно. Більш того, всі ці документи є односторонніми, тобто вони підписані тільки компанією і не вимагають ніякого підтвердження замовником.

У виняткових випадках, можливо, буде потрібно наявність договору, але і воно носить рекомендаційний характер. Податкова служба практично ніколи договорів не читає і не вимагає. Єдиний випадок, в якому я зустрічав необхідність показати договір, це при веденні ЗЕД на суми, що перевищують 12 тисяч доларів з одним виконавцем на рік.

В Ізраїлі існує закон, який дозволяє вимагати докази відносин з нерезидентом держави Ізраїль. Якщо це не буде доведено, то держава має право стягнути 25% податку від джерела (суми переказу). Логіка досить проста: оскільки переказ грошей за кордон теоретично може бути все одно резиденту Ізраїлю, то потрібно заплатити податок в самій державі Ізраїль. При цьому, цей єдиний випадок має місце при вихідних операціях. При входять всім глибоко плювати, є у тебе договір чи ні.

Як результат, всі взаємовідносини зводяться до мінімальної паперової роботи. Виконав роботу, зробив інвойс. Отримав гроші, відправив receipt. Отримав гроші разом з виконанням робіт, відправив invoice-receipt для того, щоб не сильно втомилися руки в процесі підготовки двох документів.

Додатково до цього загальноприйнятими є електронні документи з електронним підписом. Тобто не потрібно нічого друкувати, досить документ зробити в електронному форматі і відправити його по електронній пошті.

Українські правила роботи і законодавство

На даний момент в Україні все йде значно складніше. Перш за все, договір для юрособи є обов'язковим документом. Більш того, цей документ повинен бути показаний кому завгодно. Банк вимагає цей документ для виконання функції валютного контролю, податкова служба для податкового контролю.

На додаток до договору необхідно надати первинний документ, який підтверджує виконання робіт.

Далі розглянемо, чи є інвойс первинним документом, і які договори необхідні в вищеописаних чотирьох випадках.

1) Розробка продукту для замовника

Це найпростіший варіант для взаємин, оскільки саме під нього побудовані вимоги до документації в законодавстві України.

Оскільки ви розробляєте продукт для замовника, то у вас є строго певний обсяг робіт. Цей обсяг може бути розділений на етапи. Для визначення обсягу роботи вам і потрібен буде договір. Ну а для підтвердження виконання вам потрібен буде акт виконаних робіт. Передача продукту виконується після підписання акту виконаних робіт, після чого обидві сторони не мають претензій один до одного (крім можливих варіантів супорта і інших речей, які прописані в самому договорі).

Єдиним мінусом в цьому випадку буде сама необхідність підписання цього договору і виконаних робіт. Це позбавляє замовника і виконавця права вибору роботи на довірчих відносинах, на що вони в багатьох країнах мають право. З іншого боку, це може і захистити як виконавця, так і замовника, оскільки в разі, коли що-небудь піде не так, можна буде повернутися до договору і розглянути, хто правий, хто винен.

2) Надання постійних послуг постійному клієнтові (наприклад, консультації)

У цьому випадку ми маємо справу з одним відомим нам клієнтом. Ми можемо підписати з ним договір, прописавши в ньому всі умови наших взаємин. При цьому на практиці в цьому випадку виконаних робіт як таких немає. Йде постійна робота з клієнтом, в процесі якої ви намагаєтеся виконати забаганки і побажання клієнта в повному обсязі незалежно від того, прописані вони в самому договорі чи ні (зазвичай вони не прописані). Більш того, оплата виконується не за фактом виконання послуг, а за фактом закінчення місяця, кварталу або року. Замовник на початку або в кінці періоду часу переводить вам гроші, з яких ви, зрозуміло, повинні заплатити податок.

В цьому випадку вести діалог щодо підписання акту виконаних робіт з клієнтом не має сенсу. Більш того, більшість іноземних компаній, не маючи такого документа в переліку своїх документів і не бачачи потреби в такому документі в процесі вашої співпраці, швидше за все, відмовляться підписати цей акт.

Тепер розглянемо інвойс як первинний документ, що підтверджує виконання робіт.

НБУ недавно погодився визнати цей документ для ведення валютного контролю. Відповідно до листа 07.07.2015 No 2201012/46746, інвойс може бути достатнім документом для ведення валютного контролю, якщо він правильно заповнений і якщо він:
- або посилається на договір, відповідно до якого він відправлений;
- або є пропозицією укласти договір, і в ньому вказано, що замовник, переказуючи гроші з цього інвойсу, погоджується з прийняттям цього договору.

Другий варіант більш значущий для ФОП на єдиному податку, оскільки у випадку з юридичною особою все одно буде необхідний договір (дивіться нижче).

Податкова служба України також визнала інвойс підтверджуючим документом при виконанні послуг, якщо в самому договорі є посилання на інвойси відповідно до листа 06.02.2012 р. N 2282/6 / 15-1415. При цьому міністерство фінансів неодноразово відмовлялося визнавати цей документ первинним. Приклад - лист 30.05.2011 р. N 31-08410-07-27 / 13794.

Мені особисто незрозуміло які перевірки, яким чином може провести Мінфін, якщо сама податкова служба визнає цей документ. І все ж краще не чекати від моря погоди, а розуміти, які сюрпризи нас можуть чекати і як їх вирішувати. Тому на даному етапі, поки Мінфін не визнав інвойс первинним документом (а законопроект 2486а внесений в серпні 2015 року, але поки застряг в комітеті Ніни жителя півдня) необхідно відправляти акт виконаних робіт.

Що ж робити, в разі якщо акт виконаних робіт не підписаний замовником з тих чи інших причин? Відповідь проста - а нічого! Відповідно до статті 882 ЦК України:

«... передання робіт Підрядником и Прийняття їх замовником оформляється актом, підпісанім Обом сторонами. У разі відмові однієї Із сторон від Підписання акту про це вказується в акті и ВІН підпісується другою стороною.

Акт, підпісаній однією стороною, может буті Визнання судом недійснім лишь у разі, если мотиви відмові Другої Сторони від Підписання акту візнані судом обґрунтованими.

Отже, відповідно до норм чинного законодавства Підрядник не винних вчинятися жодних Дій относительно спонукані замовника до Підписання акту Виконання робіт, а має лишь констатуваті факт відмові від Підписання акту »

Тобто, акт виконаних робіт, який підписаний однією стороною договору і відправлений іншій стороні, є дійсним за законодавством України. А значить, ви можете використовувати його як первинний документ. Єдине, що вам необхідно зробити - після певного періоду вказати в акті відмову другої сторони від його підписання.

Як підсумок в цьому випадку нам необхідно підписати попередній договір із замовником і раз в період відповідно до договору висилати йому інвойс і акт виконаних робіт. У разі відмови від підписання акта виконаних робіт через певний період ви вказуєте про відмову другої сторони його підписати в цьому ж акті.

3) Продаж копії або одиниці вже готового продукту за одноразову плату через інтернет

В цьому випадку у нас з'являється нова проблема - ми не знаємо заздалегідь, хто замовник, і не можемо попередньо підписати з ним договір.

У цьому випадку ми можемо звернутися до адвоката, який грамотно підпише нам публічний договір. Публічний договір визнається законодавством України відповідно до статей 633 і 634 ЦК України. Відповідно до статей 639 і 638 ЦК такий договір буде визнаний дійсним в разі, якщо одна сторона представила його як пропозиція, а друга погодилася на його умови. В інтернет світі це означає, що ми повинні розмістити публічний договір на нашому сайті, і при реєстрації або замовленні послуг замовник повинен буде відзначити галочкою «я приймаю умови цього договору» з гіперпосиланням на сам договір.

Після замовлення ми відправляємо користувачу продукт або посилання на його скачування і відправляємо йому все той же інвойс. З актом виконаних робіт чинимо абсолютно також як і в попередньому випадку (тобто відправляємо його замовнику, а в разі, якщо він відмовився його приймати, ставимо про це позначку в самому акті). У випадку з фізичної продажем, яка має гарантію, ми можемо вказати виконання робіт в самому гарантійному талоні. Підписавши його, замовник фактично підпише акт виконаних робіт

4) Надання в користування готового продукту за абонентську плату (наприклад, SAAS)

Цей випадок є найскладнішим з усіх, оскільки у нас немає певної кількості роботи, і ми не знаємо замовника. Але алгоритм наших відносин такий же, як і в попередньому пункті: колективний договір, інвойс і акт виконаних робіт з зазначеної позначкою в разі, якщо замовник відмовився від його підписання. В цьому випадку, швидше за все, замовник відмовиться від цього підписання і документ просто проігнорує.

підсумок

В результаті видно, що основною проблемою на даному етапі є акт виконаних робіт. Цей документ не тільки є двостороннім, але і не є загальноприйнятим в міжнародному праві.

При цьому для мене здається дивним визнання інвойсу НБУ та податкової і невизнання Мінфіном. Будемо сподіватися, що в недалекому майбутньому Рада прийме поправки в закон, і інвойс стане загальноприйнятим документом. Також варто додати, що для уникнення неприємностей і незалежно від того, прийняла Рада поправки чи ні, наявність договору для ФОПа все ж рекомендовано, а для юрособи є необхідністю. При цьому навіть з одиничним клієнтом ви можете використовувати публічний договір, який значно спростить вам життя.