Такий потрібний і "Простий Софт". Частина 1

1. Склад команди
2. платформа шаблонів
3. Бази даних і масштабованість

Сьогоднішній огляд присвячений відразу цілої обойми незвичайних програм від вже досить відомого російського виробника з промовистою назвою - «Простий Софт». Ця пітерська фірма надає по-справжньому дуже функціональний, і що особливо приємно - дійсно простий софт.

Всі її програми охоплюють найбільш поширені в життя прикладні завдання з обліку та каталогізації чого завгодно, при цьому забезпечують гнучкість настройки для кожної окремої і конкретної спеціалізації, пропонуючи для всіх рішень свій однаковий інтерфейс, однотипні методи управління і зберігання даних.

Я запевняю, що після прочитання нашої оглядової статті, ви знайдете десятки повсякденних завдань навколо себе, які можна запросто автоматизувати або впорядкувати за допомогою цього надзвичайно продуманого набору програм.

Незважаючи на всю простоту цих програм і рішень на їх базі, клієнтами «Простого Софта» є такі фірми як ТОВ «Кока-Кола», ВАТ «Татнефть», ЗАТ «Санкт-Петербурзька Міжнародна Товарно-сировинна біржа» та багато-багато інших, масштабність повсякденних завдань яких ніяк не в'яжеться з визначенням «простий софт». Шлях це введення відразу налаштує на серйозний лад, бо «просте» - далеко не завжди означає «слабке» рішення.

Починаючи опис програм цього комплексу, щоб не заблукати в їх різноманітті, спочатку виділимо загальні для них усіх якості, які проглядається точно і однозначно в будь-який з них.

Отже, наш перший висновок такий: дані програми ідеальні для упорядкування та обліку будь-яких даних і довідкової інформації, їх оперативної обробці, фільтрації і вибірок по ним, складання власної звітності. І якщо з одного боку управління даними в рамках цього комплексу програм не складніше ніж премудрості розрахунків в Excel, то з іншого боку - можливості рішень від «простого софта» акумулюють в одне ціле можливості цілого ряду офісних і бухгалтерських програм, дозволяючи на базі даного симбіозу самостійно ліпити своє рішення будь-якого рівня складності.

Головне вікно програми "Мої книги"

Давайте подивимося, як це їм вдається.

Склад команди

Давайте відразу перерахуємо всі програми від «Простого софта» (на даний момент їх всього трохи більше 10), щоб отримати уявлення про широту обхвату вже готових рішень:

• «Облік комп'ютерів» - програма для обліку оргтехніки, обладнання та інших об'єктів, інвентарю або приладів
• «Облік книг» - програма для обліку і каталогізації книг і боржників
• «Мої диски» - програма для обліку аудіо-відео, софт колекцій та Інтернет сайтів
• "Кулінарні рецепти" - програма для ведення бази даних по кулінарних рецептах, продуктів та страв, облік замовлень
• «Облік пацієнтів» - програма для обліку пацієнтів, результатів обстежень, висновків
• «Облік відвідувачів» - програма для реєстрації відвідувачів організації охоронцями або секретарями при вході
• «Облік клієнтів» - програма для обліку клієнтів, контактів, замовлень, договорів, рахунків, документів, платежів, товарів і послуг, співробітників (проста CRM-система)
• «Архів документів» - програма для створення і зберігання різних документів, каталогізація, електронний документообіг
• «Склад і торгівля» - програма для автоматизації продажів і складського обліку
• "Управління проектами" - система управління завданнями з контролем етапів, термінів, відповідальних
• «Аналіз результатів пошуку» - програма для збереження і аналізу результатів пошуку з сайтів-пошуковців

Всі програми комплексу платні, за винятком останньої - Аналіз результатів пошуку.

платформа шаблонів

Важливо відразу зрозуміти невеличкий «секрет», який я вам довірливо повідомлю: вище перераховані не окремі програми, як їх випускає сама фірма, а це швидше за різні робочі конфігурації для однієї і тієї ж програми. Всіх їх об'єднує однаковий і однотипний інтерфейс, а також повністю аналогічні технічні характеристики і можливості.

Отже, другий важливий висновок який ми зробимо - з кожної їх перерахованих вище «програм» поставляється своя індивідуальна настройка, під кожну окрему озвучену завдання - своя модель бази даних і пов'язаний з нею призначений для користувача інтерфейс взаємодії. Тому, купуючи будь-яку програму з набору «Простий Софт» насправді ви купуєте, крім уже готової конфігурації, свого роду універсальну платформу-конструктор на базі якої і працює ця конфігурація, придатна до того ж і для створення будь-якої іншої, своєю конфігурацією з нуля (самостійними зусиллями або під замовлення у будь-якого дилера «Простого Софта)».

Тому, перерахувавши вище все готові програми-шаблони, я все ж пропоную також перерахувати і загальні можливості самого програмного конструктора (які, безумовно, повною мірою стосуються і будь-яких змін на його базі):

• Гнучка структура бази даних - можливість самостійно створювати нові таблиці, додавати поля до них (збережені або обчислювані), задавати спадаючі списки і значення в них, призначати підлеглі таблиці, створювати звіти і багато іншого. За допомогою даної можливості ви зможете налаштувати програму на абсолютно будь-яку предметну область без спеціальних знань.
• Генерація будь-яких офісних документів з даними з БД по шаблонах - ви можете самостійно створювати шаблони документів Word, Excel або HTML форматів зі статичним текстом, картинками, а також закладками, в які будуть підставлятися дані із зазначених полів БД при динамічної генерації документа.
• Зберігання картинок в БД і посилань на документи різних форматів - до кожного запису таблиці можуть бути прив'язані картинки, що зберігаються в самій БД, а також посилання на файли, що зберігаються на файловому сервері, при цьому вся необхідна інформація по ним буде знаходитися в БД для зручності пошуку , фільтрації і класифікацій документів.
• Зручний і гнучко настроюється призначений для користувача інтерфейс - ви можете сортувати, фільтрувати, шукати записи по будь-якому полю, змінювати порядок проходження і ширину полів, висоту рядків, задавати правила цветовиделенія рядків, формули для підрахунку підсумків, вказувати поля для побудови дерева даних. Вносити записи можна як прямо в таблиці (стиль Excel), так і в окремій формі, яка гнучко настроюється, дозволяючи групувати поля по вкладках і багато іншого. У програмі є можливість самостійно додавати спеціальні кнопки і призначені для користувача пункти меню, після натискання на які будуть виконуватися довільні зовнішні файли-скрипти або exe-файли (наприклад, відкривають БД і виробляють якісь дії з даними або запускають сторонні додатки тощо) . Важливо розуміти, що уніфікований інтерфейс програми - це скоріше пасивне відображення-наслідок використовуваної структури бази даних, з зв'язків і особливостей якої він автоматично і будується.
• Пошук, фільтри і сортування по будь-якому полю, обчислювані поля, уявлення - максимально гнучкі умови при накладенні фільтрів, багато встановлених значень (для полів дати і часу: «сьогодні», «вчора» і т.д.). Різні набори фільтрів можна зберігати в файлах для подальшого повторного використання. Можливість задавати формули для обчислюваних полів (в тому числі і по SQL-запитах) і побудови таблиць-уявлень, які виводять поля з різних таблиць, а також поля, що обчислюються.
• Створення та налагодження звітів, нагадувань за різними умовами, email-розсилка, автодозвон - можна задавати правила нагадувань, за якими буде показуватися форма з нагадуванням того чи іншого користувачеві або посилатися емейл. Сформувавши цільовий набір адресатів можна зробити їм емейл-розсилку. Набір телефонного номера контакту прямо з програми з можливістю автодозвону.
• Мережевий і багатокористувацький режим, ведення історії змін - при використанні на багато користувачів режиму права доступу гнучко налаштовуються для кожного користувача: видимість і доступність пунктів меню, основних вкладок, кнопок на панелі інструментів, таблиць, полів і записів для їх перегляду або редагування. Про цей режим, в силу його важливості, ми ще поговоримо далі.
• Імпорт та експорт даних - підтримується імпорт табличних даних з CSV або Excel файлів. Експорт в Word, Excel, HTML, CSV. Також, якщо відкрити базу даних за допомогою офісного додатка Microsoft Access, то дані дуже легко і зручно копіюються через буфер обміну.

Бази даних і масштабованість

Як програміст за сумісництвом, я вважаю, що технічний аналіз будь-якого серйозного продукту обліку і зберігання даних потрібно починати з його фундаменту - движка даних або використовуваної бази даних. Саме можливості движка даних, як правило, відразу дуже ясно і чітко окреслює все коло завдань і потенційних проблем, на які продукт реально здатний. Інакше кажучи: «народжений повзати, літати вже ніяк не буде», щоб не стверджувала реклама з цього приводу. Так ось краще цю «правду життя» заздалегідь знати і враховувати - перед покупкою будь-якого продукту.

Як я вже зазначив вище, платформа від «Простого Софта» дуже хитро спроектована, для додання їй можливостей нескінченного розширення і самостійної модифікації-доопрацювання. З іншого боку, одна з версій «Закону технології Лернера» говорить, що «вам завжди буде не вистачати або функціональності, або простоти рішення». В цьому плані автор програм обліку від «Простого софта» спробував обійти цей закон, хоча, на мою думку, не дивлячись на спробу цього, у нього все-таки збережений дуже сильний крен в бік варіанту «простота рішення», як чесно і говорить назва компанії . Давайте я поясню, що маю на увазі.

У чому суть цієї сміливої ​​спроби? Для клієнтів, у яких обсяг бази даних вимірюється невеликими розмірами, реалізована можливість зберігати всі свої дані в поширеному форматі баз даних MS Access. Але тут є і багато користувачів варіант роботи. В цьому випадку БД інсталюється локально на комп'ютері у кожного конкретного користувача в локальній мережі. При цьому сам файл бази даних .mdb потрібно викласти в папку зі спільним доступом на будь-якому комп'ютері в мережі. Краще - на продуктивну і виділеному файловому сервері. З усіх робочих місць потрібно відкривати цю БД, використовуючи мережевий UNC-шлях виду «\\ Server1 \ Database1.mdb».

Налаштування тригерів однієї з таблиць програми "Облік книг"

Дана файл-серверна архітектура дозволяє працювати з єдиною базою даних з обмеженої кількості робочих місць. Відразу логічне запитання - з якого максимальної кількості місць? Це залежить від складності самої БД, але приблизно кількість максимальних одночасних з'єднань лежить в районі 15-20 (при нормальній оптимізованої структурі БД, не перевантаженою складними уявленнями). Також окремо звертаю увагу, що крім даної стандартної мережевої схеми доступу можна використовувати і термінальний доступ.

Другий варіант націлений вже на більш-менш великих і корпоративних клієнтів, і для цього випадку можна використовувати варіант підключення до виділеного сервера БД MS SQL Server, який в принципі здатний зберігати і оперативно обробляти вже досить серйозні бази даних. При останньому варіанті використання програми через СУБД Microsoft SQL Server кількість одночасних з'єднань з базою даних зростає багаторазово. Це - вже повноцінна клієнт-серверна архітектура (а не файл-серверна, як в першому варіанті - на основі простих файлів БД Microsoft Access ).

Причому, дуже приємна дрібниця для тих, хто починав роботу з моделі Access, а потім, коли даних стало занадто багато, - вирішив мігрувати на другий, клієнт-серверний варіант. У цьому випадку нову базу даних формату MS SQL можна створити за поточною моделі раніше описаної в БД MS Access, і при цьому всі дані переносяться туди автоматично. Інакше кажучи, в процесі міграції ви отримуєте повну копію вихідної БД, але вже на базі іншого рішення зберігання даних. І навпаки: маючи відкриту БД формату MS SQL можна по ній згодом створити нову копію БД формату MS Access - з автоматичним перенесенням туди всіх даних.

Налаштування генератора звітів однією з програм

І, до речі кажучи, якщо раптом з другим рішенням на базі MS SQL Server ви автоматично асоціюєте епітети «дорого» або «неси гроші», дозвольте заперечити вам. Справа в тому, що для роботи з програмою ви можете використовувати безкоштовні версії систем управління базами даних (СКБД) від Microsoft. Як приклад - це версії Microsoft SQL Server 2005 Express Edition або Microsoft SQL Server 2008 Express Edition . Обидві версії відрізняються від повних версій кілька обмеженою функціональністю, проте це не заважає використовувати їх в якості повноцінної СУБД для звичайних клієнтських додатків на базі рішень від «Простого Софта».

Резюмуючи: у обох підходів є два очевидних плюса - з одного боку, це можливість гнучкої масштабованості рішень. З іншого - обрані добре стандартизовані і відомі формати зберігання даних, що уможливлює, в разі якоїсь технічної необхідності, безпроблемно підредагувати якусь таблицю якимись сторонніми спеціалізованими рішеннями / програмами для обслуговування баз даних (яких в силу популярності обох форматів є вагон і маленький візок). Зазначу, що в разі вибору SQL Server'а є можливість додатково нарощувати функціональність фронт-енду вже на стороні сервера, наприклад за рахунок тригерів або збережених процедур.

Закінчуючи з цим пунктом і попутно розставляючи дороговказні стовпи для більш простого освоєння програми нашим читачем, відразу хочу зауважити, що в документації до програми глави «Керівництво користувача» і «Керівництво адміністратора» відповідно описують послідовність дій для настройки програми в режимі роботи в описаному першому ( призначеному для користувача на базі MS Access) і другому (серверному через SQL Server) варіантах роботи.

В наступному пості ми завершимо знайомство з цим пакетом ідеально-простих і зручних програм-каталогізаторів на всі випадки життя.