Як спростити роботу з вхідними документами

1. Етапи життя вхідних листів
2. Поради щодо поліпшення роботи з вхідними листами

Робота з вхідними документами може стати сущим кошмаром для будь-якого секретаря, якщо вона не організована і не впорядкована. Проблема в тому, що наслідками цієї зверхності може стати втрата важливих документів, порушення ділового листування і навіть розрив ділових відносин. Щоб цього не сталося, рекомендуємо прочитати цю статтю, яка підкаже, як спростити роботу з вхідними документами.

З даної статті ви дізнаєтеся:

• етапи життя вхідних листів;
• поради щодо поліпшення роботи з вхідними листами.

Чим більше організація і кількість її співробітників, тим вище обсяг що надходить кореспонденції. Щоб навчитися з нею правильно працювати, необхідно освоїти кілька простих правил, які допоможуть організувати прийом, реєстрацію і подальший розподіл вхідних листів в короткі терміни.

Етапи життя вхідних листів

Перш ніж перейти до порад щодо поліпшення обробки вхідних листів, давайте розберемо, які етапи проходить лист, потрапляючи в вашу організацію. Це потрібно, щоб в подальшому виявити місця, які потребують поліпшень.

Поштова скринька. Найперший етап являє собою вхідну скриньку. Вхідний лист надходить в вашу організацію через поштову скриньку (у тому числі електронний) або кур'єрською доставкою. Саме з цього починається подорож листи по вашій організації.

Відповідальний за реєстрацію листів. Після отримання листа потрапляє в руки співробітникові, відповідальному за реєстрацію вхідних листів. Саме він повинен вирішити подальшу долю листа: буде воно зареєстровано і відправлено на наступний стіл або відразу відправиться в корзину. Слід розуміти, що реєстрація листів також може бути організована децентралізовано, тобто безпосередньо в підрозділах після розподілу листів.

Документообіг. Це і є найбільша подорож: рух листи всередині організації до потрібного співробітника. Від того, як добре організований документообіг у вашій організації залежить тривалість подорожі. Відзначимо, що чим довше шлях, тим більша ймовірність втратити лист.

Відповідальна особа. Лист потрапляє на стіл співробітникові, якому призначалося. Надалі він повинен визначити, чи потрібно відправити цей лист виконавцю, відповісти на нього або відразу оформити в справу. Ми не будемо далі розглядати можливі варіанти, так як вони багато в чому залежать від виду листи.

Поради щодо поліпшення роботи з вхідними листами

Як ви можете побачити, робота з вхідними документами не становить особливих труднощів, якщо все розкладено по поличках. Однак на кожній поличці можуть виникнути різні проблеми, так чи інакше впливають на роботу. Давайте розглянемо поради, які допоможуть їх уникнути.

Відповідальний за прийом листів. Найголовнішим і важливим кроком є ​​наділення певного співробітника необхідними повноваженнями з прийому та розподілу листів. А тут якраз і для цього підійде створення пункту в переліку обов'язків в посадовій інструкції. Найкраще, якщо цей обов'язок буде покладено на секретаря організації. Саме на його стіл повинні стікатися всі вхідні листи.

Вибір способу реєстрації. Якщо реєстрація листів ведеться централізовано одним співробітником, то рекомендуємо ретельно поставитися до вибору способу реєстрації. Відмінним варіантом стане той спосіб, який вимагає найменше часу і зусиль. Дозвольте співробітнику самостійно визначити, якими засобами необхідно користуватися для реєстрації листи.

Нагадаємо, що якщо у вашій компанії використовується журнал реєстрації документів, то терміни зберігання вихідної і вхідної кореспонденції дорівнюватимуть терміну зберігання журналу. Тобто мінімальний термін згідно з Типовим переліком складе 3 роки.

Документообіг. Час руху документа в організації повинно бути мінімальним, тому радимо не просити передати лист через першого зустрічного співробітника організації. Зрозумійте, що це не входить в його обов'язки, тому краще не ризикувати важливими документами, за втрату яких відповідальність ляже на вас. Тому рекомендуємо самостійно розподіляти листи по підрозділах. Це не відніме у вас більше 15 хвилин.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Яку дату вхідного листа потрібно ставити в реєстраційній формі?
2. Нові можливості MS Outlook для секретаря
3. Чи потрібно реєструвати особисту кореспонденцію?