Як зняти офіс

1. Як вибрати приміщення
2. Втеча з промзони
3. Як знайти новий офіс
4. Перегляд приміщення
5. Сухий закон в офісі
6. уточніть деталі
7. Договір і документи
8. Нічого не робіть до договору
9. Запам'ятати

Жоден мій знайомий підприємець не зміг нормально зняти офіс з першого разу.

Один зняв приміщення «за копійки» і платить потрійну ціну за прибирання, від якої не можна відмовитися. Інший вирішив підписати договір як-небудь потім, а через півроку його речі винесли на вулицю без пояснення причин. До третього в офіс приходить власник приміщення і ночує там з друзями.

Сергій Король

розібрався в комерційній нерухомості

Я працював в компанії, яка допомагає з пошуком комерційної нерухомості. Розповім, як недорого зняти комерційну нерухомість і не пошкодувати про це. Йтиметься про невеликі офісах, майстернях і виставкових просторах.

Як вибрати приміщення

Перед переїздом корисно поговорити з співробітниками і зібрати з них список вимог до нового офісу. Це допоможе не розгубити колектив після переїзду.

Знайомі підприємці розповідають, що після переїзду у них завжди хтось збирається піти. Якщо обговорити вимоги і врахувати їх хоча б частково, то вийде заощадити на пошуку нових співробітників замість звільнених.

Вимоги варто розділити на важливі і бажані. Вийде два списки, наприклад такі.

важливо:

• в районі станції метро «Смоленська»;
• не довше 15 хвилин пішки до метро;
• мінімум 3 паркувальних місця;
• власний туалет;
• не менше 20 кВт електрики для серверного обладнання, з окремою проводкою і розподільним щитком;
• охорона пускає гостей по дзвінку.

Було б непогано:

• парковка для велосипедів;
• кілька кафе в пішої доступності;
• не перший і не останній поверхи;
• цегляна будівля з високими стелями;
• можна пофарбувати стіни;
• окрема кімната під переговорки.

Подумайте, скільки співробітників буде у вашій компанії через рік. В офісі потрібно не менше 5 м² на людину.

Втеча з промзони

Олександра шиє одяг в Санкт-Петербурзі. У неї було виробництво в самому центрі міста. Там же розташовувався офіс і магазин.

Олександра вирішила заощадити на оренді і знайшла нове приміщення під виробництво - на околиці. Порахувала, що після переїзду щомісяця буде економити більше 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян на оренді. Через два тижні в новому виробництві зробили ремонт своїми силами і почали роботу.

Через кілька місяців у Олександри почали звільнятися співробітники. Виявилося, що їм подобалося працювати в зонах загального користування: ходити на обід в хороші кафе, влаштовувати в офісі вечірки. А після переїзду вони витрачали зайвий час на дорогу і сиділи в нудною промзоні. Нові співробітники на виробництво приходили неохоче.

Зараз Олександра планує повернутися, але приміщення під виробництво доведеться знімати дорожче. Замість економії на оренді доведеться переплачувати.

Як знайти новий офіс

Коли у вас складено список вимог, пошук офісу можна доручити будь-якого вільного співробітнику - принаймні підбір варіантів.

Шукати самому. Оголошення про оренду офісу розміщують на « ціан »,« Авито »,« З рук в руки »Та інших сайтах. Приготуйтеся гортати тисячі однакових оголошень і дзвонити по сотням номерів. Так офіс знаходять приблизно за місяць.

Корисно шукати не тільки на сайтах, але і живцем. Погуляйте за бажаним району в робочий день, заходите в сподобалися будівлі та запитуйте, чи здається у них що-небудь. Іноді власники по-старому подають оголошення тільки в газети і не йдуть в інтернет. Буває, приміщення під офіс звільниться днями і оголошення ще немає. Так можна зняти приміщення, яке виставлено на сайтах.

Звернутися до посередників. Компанії-посередники розміщують на сайті добірні оголошення і допомагають зняти офіс. Комісію за свою роботу вони отримують від орендодавця. Найвідоміші посередники - це Biz-cen.ru , Officescaner.ru , Office.ru .

До посередників варто звертатися, якщо ви готові знімати офіс за звичайну ринкову ціну. Якщо хочете заощадити - шукайте самі. Посередники не працюють з найдешевшими варіантами і маленькими офісними центрами.

Вартість оренди в петербурзькому офісному центрі класу В на «Біз-цін»

Будьте обережні з квартирами і суборендою у друзів. Велика затишна квартира може виявитися вигідніше бізнес-центру по сусідству. Тому компанії з 3-5 співробітників часто знімають квартири під офіс. Але у компанії можуть виникнути проблеми. Якщо податкова дізнається, то змусить внести зміни в ЕГРЮЛ, або зробить в реєстрі запис про недостовірних вимогах - це відлякає обережних контрагентів. Крім того, можуть виникнути труднощі з візами для співробітників. Співробітники однієї компанії довго не могли отримати візи в Європу і США: посольства не довіряли компанії, яка мешкала в звичайній квартирі.

Іноді підприємці орендують частину офісу у дружніх компаній. Це зручно, але потрібно бути готовим з'їхати в будь-який момент. Друзі можуть переїхати або розоритися - доведеться терміново шукати нове приміщення.

Ще варто уточнити, чи є в договорі друзів дозвіл на суборенду. Якщо дозволу немає, то власник може бути проти - він вижене з офісу, не дасть ключі, не пустить гостей.

Не варто знімати у друзів приміщення, якщо збираєтеся встановлювати в ньому дороге обладнання. Ви в офісі на пташиних правах, в разі конфлікту буде складно забрати його законним шляхом.

Перегляд приміщення

Коли знайдете відповідний офіс, вас запросять на перегляд. У порожньому офісі буде сидіти представник власника і від нудьги почне задавати різні питання про вашому бізнесі. Обстановка така, що хочеться скоріше підписати будь-які документи. Але ви не здавайтеся.

Огляньте приміщення. Обійдіть приміщення уздовж всіх стін. Загляньте за кожну картину і переконайтеся, що під нею немає дірки, тріщин і звукозаписної апаратури - їх часто маскують плакатами. Якщо не помітите тріщину і підпишете договір, то вона стане вашою проблемою.

Загляньте в туалет, включите воду і спустіть воду в унітазі. Унітаз повинен змивати, в кранах має бути вода. Якщо сантехніка несправна, просите все полагодити до підписання договору. Якщо вода тільки холодна - що тоді?

Увімкніть кондиціонери і дайте їм попрацювати пару хвилин. Переконайтеся, що вони працюють і в приміщенні не пахне пилом, цвіллю, вогкістю, гниттям, щурами, трупами або чим гірше. Пилові кондиціонери доведеться чистити вам.

Якщо в офісі є вайфай, підключіться до нього з телефону і з ноутбука. Запустіть тест швидкості з'єднання на Speedtest.net . Якщо є телефон - зателефонуйте собі на мобільний. Якщо не можете додзвонитися, а орендодавець Юліта, мовляв, зараз технічні роботи, то знайте: зв'язок може так і не заробити.

Орендодавці часто хитрують з інтернетом. Вони кажуть, що в офісі немає мережі, але вони допоможуть з підключенням за вигідним тарифом від дружнього провайдера. На ділі орендарю запропонують підписати договір з щомісячною платою 10-15 тисяч рублів - в кілька разів дорожче за середню ціну на ринку. Знайомий власник веб-студії півроку платив 50 тисяч рублів, але потім розірвав договір і купив всім співробітникам безлімітні мобільні модеми. Тепер платить 3 тисячі рублів за всіх.

Поговоріть з сусідами. Корисно зайти в сусідні офіси. Скажіть, що збираєтеся зняти приміщення в цьому бізнес-центрі, і попросіть телефон для консультації. Не варто розмовляти про недоліки оренди в бізнес-центрі під час перегляду: вам навряд чи будуть скаржитися при орендодавцеві. Краще подзвоніть ввечері і поговоріть спокійно.

Знайомі підприємці радять запитати про крадіжки. Крали чи з офісу що-небудь останнім часом? Якщо крали, то, швидше за все, у приміщення проблеми з охороною.

Сухий закон в офісі

У Андрія бренд чоловічого одягу. Він шукав приміщення під майстерню і магазин. Знайшов варіант на колишньому заводі, який перетворили на творчий кластер.

На перегляді Андрій закохався в приміщення, орендодавець виглядав милим і був одягнений як треба: в усі чорне. Але Андрій не полінувався і зателефонував хлопцям з сусідніх приміщень.

Виявилося, що орендодавець - НЕ модник, а релігійна людина і бореться з гріхом серед орендарів: забороняє залишатися в офісі після семи, не дає слухати музику. Останній місяць орендодавець почав влаштовувати облави і обшуки - шукають алкоголь і наркотики. Всі майбутні сусіди Андрія зізналися, що самі шукають нові приміщення. Андрій так і не передзвонив орендодавцю.

уточніть деталі

Іноді орендодавець виставляє невелику вартість за офіс в надії заробити на додаткові послуги: комуналці, прибирання, охорони. Важливо обговорити їх окремо, щоб збити ціну.

Ось можливі послуги, які вам доведеться оплачувати.

Коридорний коефіцієнт. Орендодавець просить оплатити частину загальних приміщень - коридорів, фойє.

Оплата комунальних послуг. Дізнайтеся заздалегідь, як орендарі оплачують електрику, інтернет, воду і вивіз сміття. Комунальні платежі повинні оплачуватися за лічильником. Інакше орендодавець може виставити за них довільні рахунки, які важко заперечити. Крім того, важливо включити комунальні послуги в договір (їх можна назвати змінною частиною орендної плати) - тоді з них вийде повернути ПДВ.

Парковка для співробітників і гостей. Запитайте, скільки паркувальних місць покладається до вашого приміщення. Паркувальні місця бувають фіксовані і вільні. Якщо важливо їздити в офіс на машині, то потрібні фіксовані місця. Інакше парковка буде забита іншими орендарями, які приїдуть на роботу раніше.

Охорона офісу. Потрібно заздалегідь виписувати пропуск для гостей або досить зустріти їх у охорони? Чи можна працювати в офісі ввечері? Деякі бізнес-центри закривають двері о 9 годині.

Якщо в офісі є турнікет, то корисно дізнатися про додаткові ключі: як їх отримати, скільки вони коштують. Іноді орендодавець намагається дорого продати ключі для нових співробітників.

Прибирання. Часто орендодавець наполягає на окремій платі за це. Можна запропонувати забиратися в своєму офісі самостійно і гарантувати чистоту.

Орендні канікули на ремонт. Якщо приміщенню потрібен ремонт, то варто попросити у орендодавця канікули на місяць або два. Під час канікул орендар не платить оренду, але зобов'язується зробити косметичний ремонт за затвердженим з орендодавцем плану. Зазвичай косметичний ремонт обходиться дешевше оренди, а підприємцю дістанеться чистий офіс з білими стінами.

Не факт, що орендодавець погодиться прибрати коридорний коефіцієнт або відмовиться від платежу за прибирання. Але ви не дізнаєтеся, поки не запитаєте. Посередники з «Біз-цін» стверджують, що зазвичай вдається знизити вартість оренди на 5-10%. Це десятки тисяч рублів економії на рік.

Договір і документи

Коли офіс мрії знайдений і всі деталі обговорені, залишається підписати договір і акт приймання приміщення.

Перед підписанням договору потрібно попросити власника приміщення показати документ на право власності. Місцезнаходження компанії повинен збігатися з адресою в документі.

Іноді у орендодавців трапляються проблеми з власністю через суди або претензій регулюючих органів. Тоді вони намагаються підсунути сертифікат іншого приміщення в надії, що орендар не буде вчитуватися в папір. Замість красивою гербового паперу орендодавець надає виписку з реєстру нерухомості. Перевірити виписку можна на сайті Росреестра.

Документ на право власності в Тверській області. Адреса приміщення вказано в розділі «Об'єкт права»

Іноді офіс здає не власник, а інший орендар: колись він зняв велике приміщення, а зараз здає його частина. Потрібно попросити у нього договір оренди: там має бути вказано, що орендодавцю не заборонено перездавати офіс.

Також важливо зазирнути в технічний або кадастровий паспорт. Подивіться на площу приміщення, яка вказана в паспорті: вона повинна збігатися з площею приміщення в договорі. Знайомому запропонували зняти офіс площею 80 м², ставка - 2000 рублів за метр. Заглянув в кадастровий паспорт, а там вказано справжнє площа: 78 м². Вартість оренди знизилася на 4000 рублів ще до початку торгу.

З вашого боку для укладення договору потрібно пакет документів:

1. Виписка з ЕГРЮЛ або ЕГРІП не старшою 4 місяців.
2. Копії свідоцтв про реєстрацію юридичної особи та його постановки на облік.
3. Банківські та поштові реквізити (в тому числі юридична адреса).
4. Копії установчих документів (ІПН, ОГРН, КПП).
5. Копія паспорта керівника та копія документа, який підтверджує його повноваження.

Всі копії потрібно завірити печатками.

Лист про наміри. Щоб приміщення не пішло до іншому орендарю, поки ви збираєте документи, підпишіть з орендодавцем лист про наміри у вільній формі. У ньому коротко опишіть умови оренди: площа, вартість, можливість розірвання. Лист про наміри - це попередній договір, в майбутньому він змінюється на довгостроковий. Замість листа про наміри орендодавець може попросити заставу під розписку.

Договір. Не підписуйте договір відразу, як тільки побачите його. Найкраще взяти паузу на день і забрати договір з собою. Уважно прочитайте його, рядок за рядком. Якщо сумніваєтеся в чомусь - йдіть до юриста. Якщо не розумієте, що значить якийсь пункт, - йдіть до юриста. Звертайте увагу на фрази зі словами «в односторонньому порядку» або «безумовно». наприклад:

• «Орендар безумовно зобов'язується допускати орендодавця і його представників в приміщення в будь-який час. В екстреному випадку, якщо дозвіл орендаря отримано не було, орендодавець і його представники можуть відвідувати приміщення самостійно, без присутності орендаря і його представника », - до вас в офіс зможуть ходити сторонні люди, не пустити їх не можна.
• «Орендодавець може в односторонньому порядку змінювати умови надання додаткових послуг, пов'язаних з прибиранням приміщення».

Часто офіси здають на 364 дня або на 11 місяців. Це роблять для того, щоб не реєструвати договір в Росреестра і не платити мито. Важливо, щоб договір не забороняв продовжити оренду.

Знайдіть в договорі пункт про індексацію орендної плати. При оренді на 11 місяців орендодавець часто пише про її автоматичному збільшенні на 10% щорічно. А в довгострокових договорах оренди ціну зазвичай фіксують на весь час.

Нічого не робіть до договору

Віктор знайшов офіс мрії в будівлі дореволюційної споруди в Москві. Орендодавець обійняв його, дозволив переїжджати хоч завтра. «Ти поки освойся, наведи порядок. Викинь все барахло, роби що хочеш. Коли переїдеш, я зайду до договору », - заявив орендодавець.

Віктор пофарбував стіни в білий колір, викинув зламаний холодильник і відірвав зі стіни коробку зі старими проводами. Увечері йому подзвонив розлючений орендодавець: «Ти мені всю будівлю залишив без телефону та інтернету. Давай плати по п'ять тисяч рублів за кожен номер ». Віктору довелося заплатити більше 200 тисяч рублів - це річна вартість оренди його нового офісу.

По розуму Віктору потрібно було вказати в договорі: «Зобов'язуюсь зробити косметичний ремонт відповідно до затвердженого плану». У плані слід прописати: пофарбую стіни, викину холодильник, демонтую ящик зі стіни. Якщо орендодавець підписав би план, то не зміг би зажадати з Віктора оплату ремонту телефонної мережі.

Не можна робити ремонт до підписання договору.

Узгодьте в договорі, на яких умовах ви будете з'їжджати: коли потрібно попередити орендодавця, коли вам повернуть заставу, які можуть бути неустойки.

Акт прийому. Вкажіть в договорі, що переїдете в офіс після підписання акту приймання. Підписуйте його за день або за два до переїзду. Уважно вивчіть приміщення і запишіть в акт всі проблеми або особливості. Внесіть в акт скрипучі вікна, тріщину в коридорі і зламану грати вентиляції в туалеті - з вас потім не візьмуть неустойку за ці проблеми.

Вкажіть в акті всю техніку, яка є в офісі: роутери, чайник, меблі. Вкажіть кількість ключів, які вам віддали. Орендодавець не виставить вам претензії за речі, яких у вас не було.

Запам'ятати

1. Складіть список вимог до майбутнього офісу.
2. Шукайте самі або за допомогою посередників. Заходьте в сподобалися офіси в районі, де шукаєте.
3. На перегляді перевіряйте все. Зв'яжіться з сусідами і запитайте у них про проблеми.
4. Торгуйтеся за дрібниці: парковку, прибирання, комунальні платежі.
5. Чи не переїжджайте без договору. Не підписуйте договір, не читаючи.
6. Попросіть у орендодавця право на власність або договір суборенди.
7. Підпишіть акт прийому комерційного приміщення. Вкажіть в ньому техніку, ключі та проблеми офісу.